|
یكی از مشكلاتی كه بسیاری از كاربران پس از بایگانی اسناد متنی خود با آن مواجه میشوند، پیداكردن نسخه دیجیتال (فایل ذخیرهشده روی رایانه) سند موردنظر است.
فرض كنید به زونكن یكی از شركتهای موردنظرتان در بایگانی مراجعه كرده و نامهای را از آن بیرون میكشید. حالا میخواهید نسخه ذخیرهشده از همین نامه در رایانه را نیز پیدا كنید؛ اما هرچه جستجو میكنید نمیتوانید آن را بیابید! بروز این مشكل ممكن است ساعتها وقت شما را تلف كند، اما اگر بتوانید هنگام تهیه نسخه چاپی از
فایلهایتان، نام و محل ذخیرهسازی آنها روی هارددیسك رایانه را نیز به نسخه چاپی اضافه كنید، هرگاه نسخه چاپی را در اختیار داشته باشید به نسخه دیجیتال نیز براحتی دسترسی خواهید یافت. برای انجام این كار میتوانید مراحل زیر را دنبال كنید تا نام و مسیر ذخیرهسازی فایلهای متنی بهطور خودكار به بالا یا پایین (یا هربخش دیگر) آنها اضافه شود:
1ـ ابتدا فایل متنی موردنظرتان را در نرمافزار Word فراخوانی كنید.
2ـ از ریبون بالای نرمافزار، تب Insert را برگزینید و با توجه به سلیقه خودتان یكی از حالتهای موجود در بخش Header & Footer را انتخاب كنید.
3ـ پس از فعالشدن Header & Footer به بخش Text از همان تب مراجعه و روی گزینه Quick Parts كلیك كنید.
4ـ از منوی بهنمایش درآمده روی گزینه Field كلیك كنید.
5- از میان گزینههای موجود در ستون سمت چپ، گزینه FileName را انتخاب كرده و پس از آن از بخش سمت راست، علامت چكمارك كنار عبارت Add path to Filename را فعال كنید.
6ـ در نهایت روی گزینه OK كلیك كرده، مشاهده میكنید كه نام و محل ذخیرهسازی فایل مربوط روی هارددیسك رایانه بهطور خودكار در بخش انتخابی شما تایپشده است.
|
